§ 01 Panoramica del sistema
EduSubSmart è un software SaaS per la gestione automatizzata delle supplenze scolastiche. Dato l'orario settimanale dei docenti e le assenze del giorno, il sistema propone in automatico i candidati più adatti per ogni classe scoperta, tenendo conto di copresenze, disponibilità, recuperi pendenti e carichi di lavoro.
Il sistema funziona correttamente solo se l'orario è caricato. Senza orario l'algoritmo non può proporre candidati. Consulta la sezione Orario (§5) o il Manuale OrarioSmart.
§ 02 Ruoli e permessi
| Ruolo | Chi è | Cosa può fare |
|---|---|---|
| Supervisor | Staff CarDim / Super Admin | Gestisce tutte le scuole, accede a ogni istituto, configura piani, moduli e parametri algoritmo. Visione globale SaaS. |
| Admin | DS o DSGA dell'istituto | Gestione completa: anagrafica, orario, assenze, supplenze, permessi, stampe. Non vede altri istituti. |
| Operatore | Personale segreteria | Solo visualizzazione. Non può modificare dati né assegnare supplenze. |
| Docente | Professore dell'istituto | Accesso app: vede il proprio orario, riceve notifiche supplenze, conferma assegnazioni. |
§ 03 Accesso al sistema
Login web (segreteria)
- Aprire il browser su edusubsmart.it
- Inserire username e password forniti dal Supervisor
- Cliccare
ACCEDI AL SISTEMA - Si viene reindirizzati alla Dashboard dell'istituto
La sessione scade dopo 30 minuti di inattività. Per cambiare account usa login.php?switch=1.
Login app (docenti)
I docenti accedono tramite l'app EduSubSmart con email e password. Al primo accesso viene richiesto il cambio password.
Dalla app il docente può: vedere il proprio orario settimanale, ricevere notifiche push per le supplenze assegnate, confermare la presa in carico.
§ 04 Anagrafica: docenti e classi
Docenti
- Vai su
Configurazione → Docenti - Inserisci: cognome, nome, email, tipo (curricolare / sostegno)
- Il sistema crea automaticamente le credenziali app
- Puoi importare in blocco tramite CSV Argo/Axios da
Importa Dati
Classi
- Vai su
Configurazione → Classi - Inserisci il nome classe (es.
1A,3B) - Le classi vengono create automaticamente anche durante l'import orario CSV
- Usa nomi coerenti: il sistema fa il match per nome esatto
Se importi da Argo/Axios, docenti e classi vengono creati automaticamente dall'import CSV. Non è necessario inserirli a mano.
§ 05 Caricamento orario
L'orario è la base di tutto il sistema. Senza orario l'algoritmo non sa quali classi ha un docente e non può proporre sostituti.
Import CSV Argo/Axios
Vai su Importa Orario, carica il file "Orario Docenti ore.csv" esportato da Argo o Axios. Il sistema sovrascrive l'orario esistente e crea docenti/classi mancanti.
OrarioSmart
Costruisci l'orario visivamente dall'interfaccia web e pubblicalo con un click. Nessun file CSV necessario. Vedi Manuale OrarioSmart →
Ogni import CSV sovrascrive completamente l'orario esistente. Esegui l'import solo a inizio anno o quando l'orario cambia in modo significativo. Modifiche puntuali si fanno da Orario → Modifica Slot.
§ 06 Registrazione assenze
Le assenze indicano quali docenti sono assenti per l'intera giornata. L'algoritmo le usa per capire quali classi resteranno scoperte.
- Vai su
Dashboard → Assenze - Seleziona la data (default: oggi)
- Spunta i docenti assenti nella lista
- Clicca
Salva Assenze
Le assenze si possono inserire anche il giorno prima. Il sistema le considererà nel calcolo quando si apre la giornata di quel giorno.
Qui si registra solo l'assenza giornaliera. Se un docente è assente solo per alcune ore, usa i Permessi Brevi Art.16 (§7).
§ 07 Permessi Brevi (Art. 16)
I permessi orari registrano le ore in cui un docente è assente per permesso breve. Generano un debito orario che il docente deve recuperare con una supplenza futura. L'algoritmo prioritizza i docenti con debiti pendenti.
Registrare un permesso
- Vai su
Dashboard → Permessi Brevi → Registra - Seleziona il docente
- Seleziona la data del permesso
- Seleziona le ore in cui il docente è assente
- Clicca
Salva Permesso
Registrare il recupero
- Vai su
Dashboard → Permessi Brevi → Riepilogo - Individua il permesso nella lista "Permessi Pendenti"
- Clicca
Recuperaaccanto al permesso - Inserisci data e ora del recupero
- Il permesso passa allo stato Recuperato ✓
Quando l'algoritmo assegna un docente con recupero pendente a una supplenza, il debito viene chiuso automaticamente. Non serve farlo a mano.
§ 08 Calcolo Supplenze — Procedura operativa
Procedura da seguire ogni mattina per gestire le classi scoperte.
- Assicurati che le assenze del giorno siano registrate (vedi §6)
- Vai su
Dashboard → GiornataoppureCalcolo Sostituzioni - Seleziona la data con il selettore in alto a destra
- Il sistema mostra ogni docente assente con le sue classi scoperte, ora per ora
- Per ogni ora scoperta, compaiono i bottoni dei candidati proposti dall'algoritmo
- Clicca sul candidato scelto → la supplenza viene assegnata istantaneamente
- Se necessario usa
Uscita AnticipataoEntrata Posticipataper le classi - Al termine, clicca
Stampa / Fonogrammaper il PDF ufficiale - Clicca
Chiudi Giornataper bloccare le modifiche
Tipi di decisione per classe
| Decisione | Quando usarla | Effetto |
|---|---|---|
| Assegna sostituto | La classe ha lezione regolare con un altro docente | Supplenza registrata, docente notificato via app |
| Entrata posticipata | La 1ª ora è scoperta, la classe entra in ritardo | L'ora viene marcata, non serve sostituto |
| Uscita anticipata | L'ultima ora è scoperta, la classe esce prima | L'ora viene marcata, non serve sostituto |
§ 09 L'algoritmo — come funziona
L'algoritmo analizza l'orario in tempo reale e propone i candidati in ordine di priorità decrescente. Ogni tipo di supplenza ha un peso configurabile dalla pagina Parametri.
| Tipo | Priorità | Condizione |
|---|---|---|
| Copresenza | 100 — massima | Un docente è già in quell'ora in quella stessa classe. È la scelta ottimale perché non modifica il piano orario. |
| Recupero | Alta | Docente con permesso orario pendente non ancora recuperato. Se ha debito con quella classe viene marcato ★. Assegnandolo il debito si chiude automaticamente. |
| Supplenza P | 90 | Docente che nell'orario ha quella fascia segnata come "P" (Disposizione). È libero e disponibile per supplenze. |
| Anticipo | 80 | Docente che nell'ora successiva ha lezione in quella classe. Può "anticipare" ed evitare un cambio docente. |
Logica di esclusione automatica
- Docente già assente nel giorno
- Docente con permesso orario in quella fascia
- Docente già assegnato ad altra classe nella stessa ora
- Docente che ha raggiunto il massimo di supplenze del giorno
Penalità per equità
- Penalità giornaliera: se il docente ha già fatto supplenze oggi, il punteggio si abbassa
- Penalità settimanale: se il docente ha già fatto molte supplenze questa settimana, il punteggio si abbassa ulteriormente
Tutti i pesi sono configurabili in Parametri Sostituzioni.
§ 10 La pagina Giornata
La pagina Giornata è la vista operativa principale. Mostra in un'unica schermata tutte le assenze del giorno, le classi scoperte ora per ora, le assegnazioni già fatte e le decisioni prese.
- Vista per docente assente: mostra le ore di lezione scoperte di ogni docente assente
- Candidati in tempo reale: per ogni slot scoperto mostra i bottoni con i candidati proposti
- Annulla assegnazione: ogni assegnazione può essere annullata finché la giornata non è chiusa
- Gite: le classi in gita vengono escluse dall'elenco delle classi scoperte
Chiusura giornata
Cliccando Chiudi Giornata si blocca la modifica delle supplenze per quella data. È consigliata a fine giornata per "congelare" il registro storico. Non è obbligatoria ma previene modifiche accidentali.
Il Supervisor può riaprire una giornata chiusa tramite il pannello di controllo SaaS, se necessario.
§ 11 Stampe e Fonogrammi
EduSubSmart genera automaticamente il Fonogramma PDF ufficiale con tutte le supplenze del giorno, pronto per essere firmato dal Dirigente e affisso in sala docenti.
- Vai su
Dashboard → Stampe e Riepiloghi - Seleziona la data
- Il PDF viene generato con: data, elenco supplenze, docente assente, sostituto, classe, ora, tipo supplenza
- Il PDF è scaricabile e stampabile direttamente
La generazione PDF avanzata (fonogramma pronto da firmare) è una funzione Enterprise. Nel piano base è disponibile la stampa della pagina web tramite il browser.
§ 12 Configurazione Parametri Algoritmo
Accessibile da Dashboard Supervisor → Parametri Algoritmo. Ogni scuola ha i suoi parametri indipendenti.
| Parametro | Descrizione | Default |
|---|---|---|
| Max supplenze/giorno | Numero massimo di supplenze assegnabili a un docente nella stessa giornata | 3 |
| Penalità giornaliera | Punti sottratti per ogni supplenza già fatta oggi | 20 |
| Penalità settimanale | Punti sottratti per ogni supplenza già fatta questa settimana | 5 |
| Peso copresenza | Punteggio base per candidati di tipo Copresenza | 100 |
| Peso ora P | Punteggio base per candidati in Disposizione | 80 |
| Peso anticipo | Punteggio base per candidati di tipo Anticipo | 50 |
| Peso ora buca | Bonus se il docente ha un "buco" nell'orario che la supplenza coprirebbe | 30 |
Un valore più alto significa che quel tipo di candidato viene proposto prima. Aumenta il peso della copresenza per minimizzare i cambi d'aula. Aumenta il peso del recupero per saldare rapidamente i debiti.
§ 13 Altri moduli della piattaforma
OrarioSmart
Generatore visivo dell'orario scolastico. Costruisci l'orario nel browser e pubblicalo in EduSubSmart con un click. Leggi il manuale →
ConsigliSmart
Genera automaticamente il calendario dei Consigli di Classe eliminando ogni accavallamento tra docenti. Accesso: Dashboard → Moduli Avanzati → ConsigliSmart
VerificheSmart
Assistente AI per i docenti. Genera verifiche con domande multiple e quesiti aperti per materia e classe. Powered by Google Gemini. Accesso: Dashboard → Moduli Avanzati → VerificheSmart
Cruscotto Dati
Statistiche avanzate: andamento assenze, docenti con più supplenze, distribuzione per classe, calcolo FIS. Grafici interattivi per il Dirigente. Accesso: Dashboard → Moduli Avanzati → Cruscotto (piano Enterprise)
CarDim s.r.l. · Manuale EduSubSmart v2.2 · Aprile 2026